题主问题中的需求挺有代表性,好用且便宜的虽少但存在。
老板之前被杂乱的合同档案弄得忍无可忍,于是有了新想法,他安排好几个人查询对比,近期打算启用专业管理系统。
打算借助系统对公司业务合同、人事档案、财务等进行一体化管理,不然整天被事务性工作缠身,没时间精力开展业务。
说是免费,也并非完全不花钱,而是要躲开那些漫天要价的软件服务商。尤其是那些所谓大牌,收费动辄几十万、上百万,要选经济实惠的,不求超值,但求真实可靠。
不同公司在管理方面虽有相似之处,可不同行业、发展阶段和团队习惯差异极大。很多有固定功能的系统无法调整定制,使用起来会非常吃力。
公司规模虽小,却也五脏俱全,各配置部门皆有,业务流程完备。不能再像以前的财务单机软件只服务财务,而要打通流程,让全体员工参与,实现协同办公。
极效管理系统从业务需求出发,以合同管理为切入点,跟进统计合同履约过程,最终生成业务报表。
功能点涵盖CRM、客商管理、销售任务、销售合同、采购预算、采购合同、产品管理、仓储出入库等内容。
产品线目前包含生产制造类、工程建设类、技术服务类等。
系统自带OA审批、商机管理、项目管理、毛利报表、费用统计、工单服务等功能。
业务覆盖面较全,已对接手机钉钉,能移动端使用,且有不同的数据权限控制。
优势:
涵盖售前、售中、售后与财务,面广,可借合同管理上下游业务。
B.功能可调整升级与定制开发,像不同报表统计逻辑、业务流程。
C.可买断本地部署,断网能局域网访问,数据信息安全,可放心使用。

劣势:
管理业务方面功能较多,财务、人事管理功能则较少。
B.软件和公司知名度较低,为新兴企业,价格也不高。
软件实施时,需安排专职对接人梳理需求并协调相关事务。

这方面不妨试试飞书,它本是字节跳动内部的云端在线文档编辑平台,于2020年对外宣布开放。
像项目管理、敏捷开发、问卷调研、客户服务、综合人事、企业文化等,还有目标绩效、培训学习、财务工具、法务工具、电子合同等,要与团队OKR同步对齐,统一经营目标。

优势:

劣势:
速达ERP是经朋友介绍使用的。其登录界面偏财务视角,业务人员用起来头疼,而且首页看板包含的重要数据要素很少。
若要查看的话,仍需手动点击切换。基础维护点虽多,但都已拆分,得逐个维护,稍显麻烦。功能模块里数据录入皆为表单形式,较财务化,业务部门所需数据不够直观。
跑店管理更适合有实体店、做销售跑业务的小规模公司。

优点:
A在软件圈有点小名气,尤其是财务管理方面,主要围绕财务做信息的维护与录入工作。
B、有财务专用版本,且有相匹配的进销存ERP。
C既支持云部署,也支持私有部署。

缺点:
A、不过感觉在业务管理、业务人员的视角方面有所欠缺。录入主要依靠表单填写与后台汇总,功能固定,难以调整升级,即便能,也极其昂贵,学起来还比较吃力。
B功能固定不可定制,可能不适合企业,如此算来费用支出也较多。
C、很多实用功能存在缺失,关键是不能调整修改,不然就非常昂贵。

有不少便宜又好用的管理系统。不过,想一直完全免费使用是不切实际的,用户只能在使用时尽量少花冤枉钱。
前面提及的几个都有永久免费功能,也有些需适当付费。好用是相对的,很难界定,只有适合自己的才是好用的。
当然,若想用好,企业得明确自身管理诉求、管理核心,理清业务流程,找准系统管理的切入点。
营造集中培训、共同学习的氛围,将系统软件应用过程变为团队集体提升的契机。
系统应用并非老板或发起人单方面的事,也不能全交给软件服务商独自去做。这需要使用团队齐心协力,如此才能达成企业目标并实现个人价值。
一方面,一次性付费成本较低。另一方面,云端访问虽方便,但数据安全无保障,连阿里云都有连续宕机影响使用的情况。
别被那些花里胡哨的功能迷惑,要依据实际业务场景去开发搭建。大家需要的是实用功能,而非概念性噱头,有用才能让团队更易接受和应用。